Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Bogføring af tab på debitorer

Alle virksomheder prøver det. Kunder, eller debitorer, der ikke betaler regningen. Og uanset hvor meget du gør, så kommer pengene bare ikke ind. Hvordan skal du reagere? Og hvordan bogfører du så tabet på debitorerne?

Dårlige betalere ødelægger ikke bare humøret. De skaber også rod i regnskabet. Læs guiden her for at se, hvordan du bogfører tabet.

Bogføring af tab på debitorer
Ingen grund til frustration. Se hvad næste skridt er i denne artikel.

Bogføring af tab på debitorer

Når en kunde ikke betaler, kan du få noget af det tabte tilbage. Du bør nemlig modregne tabet på debitoren i din momsbetaling. Du kan altså afskrive tabet.

Der er forskellige regler afhængig af blandt andet beløbets størrelse. Der er også regler for hvad du skal have gjort, inden du kan konstatere tabet.

Som udgangspunkt indeholder bogføringen af tabet to ting: 1) en post, der retter i debitorens værdi i dit regnskab og 2) en rettelse af momsen

De forskellige regler omhandler, hvornår du kan sige endegyldigt at pengene er tabt. Eller på revisorsprog: hvornår du kan konstatere tabet på debitoren.

Tab på under 10.000 kroner

Er tabet på under 10.000 kroner, kan du selv konstatere det internt i virksomheden. 

Du skal bevise, at du har forsøgt at hente pengene hjem igen.

Dette gøres typisk ved at sende rykkere. Det kan du gøre fra dit regnskabsprogram direkte til den skyldige kunde. Eller gennem f.eks. advokat, en rykkerstyringstjeneste eller inkasso.

Tab på over 10.000 kroner

Er dit udestående på over 10.000 kroner, kan du ikke selv konstatere tabet. Det vil sige, at du skal have en professionel tredjepart til først at prøve at hente pengene.

Har du en revisor eller advokat kan de hjælpe med inkassosagen. 

Konstateres pengene tabt af et inkassofirma kan du bogføre tabet. 

Husk at få en kvittering for sagen. Det er dit bevis.

Hvad er inkasso?

En virksomhed, der prøver at inddrive gæld for en anden. Det er typisk i form af inkassoadvokater eller inkassobureauer.

Sådan bogføres og konteres tabet

Hvordan tabet konkret bogføres afhænger lidt af dit regnskabssystem. Nogle af dem er smartere end andre på den front.

Men overordnet kræver det i hvert fald to posteringer. Og at du husker at lukke fakturaen i dit regnskabsprogram.

  1. En konto til “Tab på debitorer” oprettes under passiverne. Denne konto debiteres beløbet
  2. Momsbeløbet skal også korrigeres.
Sender du en faktura på 12.500, vil 2.500 af dem jo være moms. Det skal du ikke betale for en handel, der er gået i vasken. Se også næste afsnit.
 

For en grundig guide bør du tjekke med supporten i dit eget regnskabsprogram. Nogle gør det som poster i kassekladden og andre via fakturafunktionen.

Bogføring af tab på debitorer og moms

SKAT tilbagebetaler moms for tab på debitorer. Det giver også mening – du skal jo ikke betale for penge, du ikke har fået!

Det er derfor, du skal være opmærksom i regnskabet. BDO har samlet en guide over regler og undtagelser her.

Hvornår må jeg afskrive tab på debitorer?

Du kan afskrive tabet, når det er temmelig sikkert, at du ikke får dine penge igen.

Det giver tre situationer: du konstaterer tabet, en tredjepart konstaterer tabet eller debitoren går konkurs.

Konstatering af tab på debitor

Vi har tidligere nævnt at du selv kan konstatere tabet, hvis det er på under 10.000 kroner. Men du skal stadig have prøvet at hente pengene. 

Rykkerprocedure

Vi anbefaler, at du laver en fast rykkerprocedure. Så kan du sætte dig en gang om ugen og gennemgå ubetalte fakturaer. Mangler der betaling, så ved du hvad næste skridt er.

Der er tre vigtige regler for rykkere:

  1. Gebyr: Du må lægge max 100 kr i rykkergebyr på regningen for private og max tre gange. Der er ingen grænse for handel med andre virksomheder.
  2. Rente: Du må gerne lægge en rente oven i det udestående – dog maksimalt Nationalbankens udlånsrente + 8%. Er debitoren en virksomhed kan højere aftales. Dette skal dog naturligvis aftales ved købstidspunkt.
  3. Inkasso: Du kan sende inkasso efter din kunde, hvis ikke de betaler. De skal dog minimum have fået en ny 10-dages betalingsfrist. Du bør max sende tre rykkere, inden du tager inkasso i hånden.

Inkasso

Betaler kunden ikke efter første rykker kan du varsle om inkasso. Så kan du give sagen videre til en advokat eller inkassoselskab, der prøver at hente pengene ind for dig. 

Konkurs

Er din debitor/kunde gået konkurs, kan du måske få pengene tilbage fra konkursboet. Er det f.eks en enkeltmandsvirksomhed, du har handlet med, hæfter personen med sin egen formue.

Meld dit krav til konkursboets kurator og håb på det bedste. Ofte vil det være muligt at hive nogle af pengene hjem igen.

Hvordan undgår jeg tab på debitorer og ubetalte fakturaer?

Først og fremmest: du kan nok ikke helt undgå det.

Selv den sødeste og mest forsigtige selvstændige oplever dårlige betalere.

Men du kan forsikre dig mod nogle af dem med et par forholdsregler.

Rigtige og hurtige fakturaer

Sørg for hurtigst muligt at sende en faktura efter en handel. Sørg for den er korrekt. 

Jo flere fejl og jo mere ventetid, desto større sandsynligheden for, at du går glip af pengene.

Er det en ny kunde, så prøv at indhente pengene inden du leverer ydelsen. Eller prøv at få pengene kontant eller direkte ved salg af varer.

Beslut dig for en betalingsfrist. En lang frist på f.eks. løbende måned + 1 måned giver lange udsigter til at få pengene hjem. Prøv med en kortere en, særligt over for nye kunder.

Tjek også nye kunder inden du handler med dem. Du behøver ikke være revisor for at slå firmaet op i CVR og se, om de har et kæmpe underskud. 

Rykkerstyring

Sørg for at have en fast politik for rykkere, kredit og dårlige betalere i din virksomhed. Opdater det mindst en gang om året. 

Hvad skal du have i rykker-politikken?

  • Hvilke kunder må købe på kredit? Hvor meget må den kredit være på?
  • Hvem skal kreditvurderes og hvordan?
  • Hvad er rykkerproceduren? Gebyrer? Hvem har ansvaret?
  • Bruger vi inkasso? Hvem, hvornår?

Mange tjenester klarer hele rykkerproceduren for dig, og nogle gange uden ekstra omkostninger. Undersøg om du skal lade nogle andre klare det.

Få overblik over kundeindbetalinger

Kontolink registrerer automatisk betalinger fra kunder og gør dem klar til bogføring. Så har du altid styr på hvem, der betaler, og hvornår.