Databehandleraftale

Standard kontraksbestemmelser:

I henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

A. Kunden
(“Dataansvarlig”)

og

B. Kontolink ApS
Langebrogade 4, 1411 København K
CVR-nr: 39638827
(“Databehandler”)

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”. 

Parterne har aftalt følgende Databehandleraftale (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

1. Indhold

2. Introduktion

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

4. Databehandleren handler efter instruks

5. Fortrolighed

6. Behandlingssikkerhed

7. Anvendelse af underdatabehandlere

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

9. Bistand til den dataansvarlige

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

11. Sletning og returnering af oplysninger

12: Revision, herunder inspektion

13. Parternes aftale om andre forhold

14. Ikrafttræden og ophør

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Bilag B Underdatabehandlere

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personplysninger

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

2. Introduktion

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af Applikationer og services (“Aftale om Brug af Kontolink”) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.

10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

 

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

        a. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

        b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

        c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

        d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af         behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

1.Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.  

3. Databehandleren har med denne kontrakt den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst en (1) måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

        a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

        b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

        c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

        a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

        b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

        c. indsigtsretten

        d. retten til berigtigelse

        e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

        f. retten til begrænsning af behandling

        g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

        h. retten til dataportabilitet

        i. retten til indsigelse

        j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

        a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet påpersondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

        b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

        c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

         d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

        a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

        b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

        c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

7. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til på opfordring af dataansvarlig at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne (primært regnskabslovgivningen).

12. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

5. Underskrift

 

På vegne af den dataansvarlige

Navn

Stilling

Telefonnummer

E-mail

Underskrift

 

På vegne af databehandleren

Navn Jens Sørensen

Stilling CEO

Telefonnummer

E-mail jso@kontolink.com

Underskrift

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Navn Steffen Ekelund

Stilling Head of Commercial Operations

Telefonnummer **

E-mail sek@kontolink.com

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

Formålene med vores behandling af dine personoplysninger er:

  • at levere de aftalte ydelser i overensstemmelse med vores kontraktlige forpligtelser over for dig som kunde,
  • at overholde de retlige forpligtelser, som vi er underlagt, og samarbejde med offentlige myndigheder, såfremt vi er retligt forpligtet til dette,
  • at varetage det løbende kundesamarbejde, og
  • at udvikle vores serviceydelser.  

 

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

 At databehandleren stiller sine IT-systemer til rådighed for den dataansvarlige, som derved kan behandle, herunder indsamle og opbevare virksomhedsdata, herunder personoplysninger som kan sammenstilles med øvrige data som dataansvarliges. virksomhed besidder. Behandlingen af personoplysninger har har primært til formål:

  • at identificere og oprette en profil til, når brugere registrerer sig hos os for at bruge vores serviceydelser, eller for at anmode om oplysninger fra os
  • at bekræfte identitet, når der tilmeldes notifikationer, nyhedsbrev, en begivenhed eller kontakter os,
  • at kommunikere med hensyn til de serviceydelser og oplysninger, som der leveres,
  • at levere, forbedre og tilpasse vores serviceydelser ved at analysere oplysninger om brug af applikationen for at forstå, hvordan man kan gøre applikationen mere effektiv og brugbar,
  • at overholde de juridiske forpligtelser, som vi er underlagt, og samarbejde med tilsynsmyndigheder og retshåndhævende myndigheder,
  • at kontakte folk i forbindelse med markedsføring og tilbud på produkter og serviceydelser, der tilbydes af os, såfremt du har tilvalgt markedsføring,
  • at udøve vores juridiske rettigheder, hvor det er nødvendigt at gøre det, for eksempel for at opdage overtrædelser af loven.

 

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

  • Navn, jobtitel, e-mailadresse, telefonnummer
  • IP-adresse

Behandlingen omfatter som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger. Såfremt den dataansvarlige ønsker følsomme persondata behandlet, er den dataansvarlige forpligtet til at oplyse databehandleren herom, således at databehandleren kan tage forholdsregler i henhold til Datatilsynet.

 

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

  • Den Dataansvarliges slutbrugere
  • Den Dataansvarliges medarbejdere
  • Den Dataansvarliges kontaktpersoner
  • Den Dataansvarliges leverandører 
  • Den Dataansvarliges kunder og kunders slutbrugere
  • Den Dataansvarliges kunders medarbejdere
  • Den Dataansvarliges kunders kontaktpersoner
  • Den Dataansvarliges samarbejdspartnere (typisk revisor eller bogholder) samt enhver anden person, hvis personoplysninger er vigtig for at levere vores serviceydelser.

 

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil denne Databehandleraftale opsiges eller ophæves af en af parterne. 

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Kontolink’s server(s): Google Ireland Limited, Barrow Street, Dublin 4, VAT number: IE 6388047V. Company located in Ireland, Kontolink’s server(s) in Belgium.
Governance: Databeskyttelsesforordningen  

Formål: Hosting, monitorering, intern email service, markedsføring

Kontolink’s database: MongoDB Limited, Building Two, Number One Ballsbridge, Ballsbridge, Dublin 4, Ireland. Company located in Ireland, Kontolink’s server in Belgium.
Governance: Databeskyttelsesforordningen  

Formål: Hosting og drift af databaser

Support system:  Intercom R&D, 2nd Floor, Stephen Court, 18-21 St. Stephen’s Green, Dublin 2, Republic of Ireland, Servers Located in the EU.
Governance: Databeskyttelsesforordningen  

Formål:  Kommunikation/support til brugere via mail og chat hvis de har kontaktet os.

Billing System: Upodi ApS, Åbogade 25, 8200, Aarhus N

CVR:  DK38558862

Governance: Databeskyttelsesforordningen  

Formål: Abonnementsstyring

Mail transmission:  SparkPost  :  9160 Guilford Rd, Columbia, MD 21046

Governance:  EU Standard contractual clauses for international transfers, https://www.sparkpost.com/policies/privacy/

Formål: Email service. Bruges til afsendelse af billeder fra  Kontosnap, hvis man ikke er kunde i Kontolink. 

SMS gateway:  GatwayAPI C/O OnlineCity.io ApS, Buchwaldsgade 50 5000 Odense C

CVR nr.: DK27364276.
Governance: Databeskyttelsesforordningen  

Formål: Afsendelse af SMS’er

Kontooplysninger fra bank : Aiia A/S,, Artillerivej 86, ST. TV., 2300 Copenhagen, Danmark  

CVR: DK33509006

Governance: Lov om betalinger  

Formål:  Kontooplysninger fra bank

Message Que: CloudAmqp, 84codes AB,  Hälsingegatan 49, 113 31 Stockholm

CVR: SE556898078201

Governance : European General Data Protection Regulation

Formål: Hosting af MessageQue

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. 

 

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren har den Dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af Underdatabehandlere. 

Databehandleren skal dog underrette den Dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre Databehandlere og derved give den Dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den Dataansvarlige i hænde minimum en (1) måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den Dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den Dataansvarlige give meddelelse herom til Databehandleren inden to (2) uger efter modtagelsen af underretningen. Den Dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den Dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Når den dataansvarlige eller dennes repræsentant i form af en revisor og/eller bogholder bruger databehandlers systemer behandles persondata vedrørende bruger(ne) som logger ind i systemet og leverer de services som er beskrevet i “aftale om brug” (Terms of use). 

Det er den dataansvarlige som ved sin brug af databehandlers systemer instruerer databehandleren i at behandle data vedrørende brugere og de personoplysninger som databehandleren har opbevaret.

Den dataansvarlig og/eller dennes revisor/bogholder indlæser selv de oplysninger, som er nødvendige for brug af systemerne. Herudover instruerer den dataansvarlige databehandler i automatisk at hente oplysninger fra tilknyttede systemer (bank, email, drev), således at databehandler kan udføre de ønskede funktioner.

Den dataansvarlige accepterer at databehandleren opbevarer tilstrækkelige personoplysninger til at den dataansvarlige fortsat kan logge ind i systemer.

 

C.1.1 API politik fra integrationspartnere
Databehandleren kan automatisk tilgå dataansvarliges data via tilknyttede integrationer. Dette sættes op ved en accept af indtastning af login oplysninger samt accept af den enkelte leverandørs vilkår. Alle bilag vil blive scannet for relevant indhold og vil blive opbevaret til match på transaktioner. Dette gælder både ind- og udgående mails, metadata om mailen, beskrivelser samt vedhæftninger (eks. PDF’er og billeder).

C.1.1.1 Tilvalg af mail integrationer
Databehandlerens brug af data fra de enkeltes integrationer vil følge disse bestemmelser. Fra Googles API’er og overførsel til andre applikationer vil Databehandleren altid følge Googles API bruger data politik, inklusiv kravene til brug ved beskyttet data (limited use).

Mails kan indeholde privat data såsom finansielt indhold, private beskeder og lign.. Brugeren opfordres til at disse mails “slettes permanent” hos Databehandleren. Integrationer kobler sig til den enkelte virksomheds aftale, og deles på tværs af virksomhedens brugere til den aftale.

C.1.1.2 Integration via IMAP
Hvis du vælger at tilknytte din mail via en IMAP integration vil Databehandleren, udover normal mail data beskrevet ovenfor, have brug for at opbevare login information til denne mail. Disse opbevares krypteret og sendes krypteret via TLS (hvis brugeren ønsker det). Kontolink anbefaler brug af TLS.

C.1.1.3 Drive integrationer
Hvis Dataansvarlig vælger at tilknytte et online drev såsom “Dropbox” til Databehandleren, gælder samme scanning som beskrevet i B.3. Databehandleren scanner indholdet i drevet (i den ønskede mappe) for filer (pdf’er og billeder). Databehandleren opbevarer disse dokumenter for at kunne matche til dine banktransaktioner.

Dataansvarlig  er ansvarlig for at drev ikke indeholder privat data såsom kontrakter, private beskeder og lign.

I alle tilfælde vil Databehandleren aldrig bede om adgang til at skrive, oprette, slette eller ændre noget i Dataansvarliges drev. Databehandleren vil udelukkende benytte sig af læserettigheder til Dataansvarliges drev.



C.2. Behandlingssikkerhed

Databehandleren er forpligtet til at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i systemet, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger.

Sikkerhedsniveauet skal afspejle at behandlingen af data sker under følgende omstændigheder: 

  • Behandlingen omfatter et begrænset antal personoplysninger 
  • Der registreres og behandles ingen følsomme persondata.  
  • Mindre end 5 personer har adgang til ressourcer (servere, databaser osv.) med persondata
  • Adgang til ressourcer med persondata sker med komplekse adgangskoder og to-faktor adgang

Endvidere har databehandleren interne databeskyttelsespolitikker (IT-security Policy) til formål at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. 

Væsentligste foranstaltninger:  

  • Klassificering af Personoplysninger for at sikre implementering af sikkerhedsforanstaltninger.
  • Brug af kryptering og pseudonymisering som risikoreducerende elementer.
  • Begrænse adgang til Personoplysninger til mindste antal relevante personer, der skal til for at overholde parternes aftale om anvendelse af systemet.
  • Opretholde et driftsmiljø, der kan opdage, genoprette, imødegå og rapportere hændelser i forhold til Personoplysninger.
  • Kortlægge hvordan Personoplysninger overføres mellem Parterne.
  • Vedligeholde en IT-security Policy og foretage vurdering af risici (Risk Management Policy)  for at sikre, at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af Personoplysninger.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

1) Databehandleren krypterer all personoplysninger både “at rest” og “in transit”

  • Der er krav om kryptering af data i transmission. Standarder HTTPS på al trafik og tokens og passwords har et ekstra lag af kryptering.
  • Der er krav om kryptering af data under opbevaring og sikring at underleverandører lever op til det. (Google Cloud Platform og MongoDB  krypterer begge deres data “at rest”)

2) Kravene til fortrolighed, Integritet tilgængelighed og robusthed er beskrevet i Kontolinks IT Security Policy, IT Outsourcing Policy, Risk Management Policy  og Kontolink Incident Response Plan. Hovedkrav er: 

  • Krav om vurdering og scoring af “threats and vulnerabilities“
  • Krav om Log file management
  • Krav om at Intrusion Detection and Intrusion Prevention Systems skal monitorere al trafik til og fra Kontolink systemer
  • Krav om Information security Policy inkl.  klassificering og håndtering og kryptering af data 
  • Krav om annual Risk assessment  
  • Krav om documented Risk assessment process
  • Krav om årlig Penetration Testing
  • Krav om at der er en Security Incident Response Process (Kontolink Incident Response Plan)
  • Databehandler skal opretholde en Data Access Policy som omhandler Access Control, Password Policy, Remote Access Policy  (indeholdt i  Kontolink IT Security Policy)

3) Kontolinks kontorer er fysisk lukkede faciliteter til trods for at ingen data opbevares på lokaliteten. Adgang til lokaler er beskyttet med personlige adgangskort med 4 cifret kode. Adgangskort kan spærres og invalideres om nødvendigt. Databehandleren har sikret sig at tredjepart som behandler data opererer iflg Kontolinks IT Outsourcing Policy 

Alle medarbejdere kan arbejde hjemmefra.  Alle Kontolink laptops er beskyttet med adgangskoder og drev er krypterede.  

Kravene vedrørende logning er beskrevet i Kontolinks IT Security Policy i afsnittene under “Audit trail Policy” og “Security Management Policy/Log Files” .  Hovedkrav er:

  • Alle kritiske systemer har access log på brugerniveau
  • Al logning skal foregå automatisk
  • 3 måneders retention på Log Files og 1 år på Audit Logs
  • Alle anomaliteter skal følges op på
  • Alle Security events og Payment data processing system logs  gennemses dagligt 
  • Log filer gennemses kvartalsvis for personfølsomme data
  • Alle logfiler skal sikres mod uautoriserede ændringer

 

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

 

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

De personoplysninger Databehandler indsamler slettes eller anonymiseres løbende efterhånden som det formål de er indsamlet til afsluttes / krav til bogførings- og regnskabsmateriale udløber.

Databehandler gemmer personoplysninger så længe der er et aktivt kundeforhold med Dataansvarlig.

Når kundeforholdet er ophørt, gemmes personoplysninger så længe Databehandler er forpligtet til det efter lovgivning (primært regnskabslovgivningen), eller for at varetage Databehandlers retlige interesser. Dataansvarlig har ret til at få persondata slettet jvf. Bestemmelse 11.1

 

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

  • Kontolink ApS, Langebrogade 4, 1411 København K
  • Google cloud platform, cloud provider –  lokaliseret i Belgien
  • Mongodb, hosting af database i et google cloud platform data center i Belgien
  • CloudAmqp, hosting a message bus i et google cloud platform data center i Belgien
  • Intercom, Kommunikationsværktøj – Data center i EU
  • SparkPost, Mail provider –  Data center i USA

 

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren har den Dataansvarliges godkendelse til at overføre personoplysninger omfattet af Databehandleraftalen til tredjelande ved brugen af Underdatabehandlere.

Overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS må kun ske, hvis Databehandleren har sikret et fornødent overførelsesgrundlag ved indgåelse af EU Kommissionens Standardkontraktsbestemmelser (“standardkontrakterne”) med tillæg af eventuelt supplerende foranstaltninger for overholdelse af databeskyttelsesforordningen.  

Hvis det anvendte overførselsgrundlag kræver, at den Dataansvarlige er direkte part deri, er Databehandleren bemyndiget til at indgå dette på vegne af den Dataansvarlige. Det betyder, at den Dataansvarlige, når standardkontrakterne anvendes som overførselsgrundlag, er bundet af de forpligtelser, der påhviler dataeksportøren efter standardkontrakterne. Databehandleren kan overdrage denne bemyndigelse til sine Underdatabehandlere, således at disse Underdatabehandlerne kan indgå overførselsgrundlaget på vegne af den dataansvarlige.

I forhold til den behandling af personoplysninger, der nødvendiggør det anvendte overførselsgrundlag, har overførselsgrundlagets bestemmelser forrang for denne aftale.

Databehandleren har således Den Dataansvarliges instruks til at overføre personoplysninger til tredjelande i overensstemmelse med det angivne i oversigten over Underdatabehandlere, jf. punkt B.1.

 

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger

Den Dataansvarlige er berettiget til  at igangsætte en revision af Databehandlerens forpligtelser i henhold til Aftalen én gang årligt. Hvis den Dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere en én gang årligt. Den Dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato. Det skal besluttes i fællesskab mellem Parterne, hvis en tredjepart skal foretage revisionen. Imidlertid kan den Dataansvarlige lade Databehandleren bestemme, at revisionen af sikkerhedsårsager skal foretages af en neutral tredjepart efter Databehandlerens valg, såfremt der er tale om et behandlingsmiljø hvor flere dataansvarliges data er anvendt.

Hvis det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE, ISO eller lignende certificeringsrapport udført af en kvalificeret tredjepartsrevisor inden for de forudgående tolv måneder, og Databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den Dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.

Under alle omstændigheder skal revision finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med Databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre Databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter

Den Dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som Databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.

 

C.6 Videregivelse af personoplysninger

Som følge af salg, fusion, sammenlægning, skift i kontrollen, overførsel af aktiver, reorganisering eller likvidation af vores virksomhed (reorganisering), kan vi overføre, sælge eller overdrage dine personoplysninger til den, der, som følge af den omtalte reorganisering, overtager eller får ansvaret for den eller de dele af vores virksomhed, som behandler dine personoplysninger i henhold til denne Privatlivspolitik.

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

Har du nogle spørgsmål?

Tag endelig fat i os!

Du kan sende os en mail på hello@kontolink.com

eller ringe til os på 71 99 97 70