Fra rykkerkaos til orden i indbetalinger

For små virksomheder er administrationen en sur pligt der kræver alt for meget tid.

I Keatech ApS bruger de Kontolink til at registrere indbetalinger når de lander på kontoen. Det giver direktøren tid til at øge virksomhedens omsætning i stedet for at lave endeløse bankudtræk.

Læs med og se hvordan du kan digitalisere dit regnskab.

Kapløb mod den tunge administration

“Min tidligere virksomhed skalerede voldsomt inden den blev solgt til en kapitalfond. Jeg fandt dengang ud af, at administrationen hurtigt kan løbe løbsk”

Hvordan håndterer man alle de opgaver en direktør har i en nystartet virksomhed?

Martin Mikaelsen er en travl direktør, der står i spidsen for det 18-måneder gamle startup Keatech, der laver GPS tracking til biler. 

“Vi er kun tre på kontoret. De andre er optaget af at udvikle på produktet, hvilket betyder at jeg skal stå for salg, support, regnskab og administration udover at gøre virksomheden større.” 

Andre ejerledere for SMV’er kender nok følelsen. Det kan være svært at favne alle de forskellige opgaver og discipliner, som man har ansvaret for.

“Min tidligere virksomhed skalerede voldsomt inden den blev solgt til en kapitalfond. Jeg fandt dengang ud af, at administrationen hurtigt kan løbe løbsk” 

Men selvom man ikke kan ansætte flere behøver man ikke stå alene med opgaven.

“Så jeg tænkte at denne gang ville jeg gøre tingene lidt smartere og få nogle automatiske værktøjer ind, før der kom for meget rod i det.”

“Et af de værktøjer er Kontolink, som kom ind i mit system oven på et andet problem, jeg havde, efter jeg begyndte at bruge automatiske rykkere.”

Automatiske rykkere skaber ro, men...

“Jeg vil jo gerne både spare tiden på de manuelle arbejdsgange, og drive en god og troværdig forretning.” 

Martin Mikaelsen er hurtig til at omfavne automatiske løsninger, der kan fjerne opgaver fra hans bord. 

“Vi fakturerer gennem e-conomic, og her modtager vi mest direkte kontooverførsler og FI-indbetalinger, selvom enkelte kunder betaler på kreditkort”

“Men det er ikke alle kunder, der betaler til tiden hver gang. For at slippe for manuelt at følge op fandt jeg en smart løsning med automatisk rykkerstyring.” 

“Kunder, der ikke betaler til tiden ryger direkte i en rykkerproces. Så jeg loggede trofast ind hver morgen i netbanken, hentede et udtræk, uploadede det til e-conomic og afstemte derfra. Så blev alt med rykkerne klaret for mig.” 

Men det var ikke slutningen på hans udfordringer med at håndtere indbetalinger fra kunder.

Fra en løsning til et nyt problem

En digital løsning er kun så smart som det input den får. Og hvis man ikke holder skarpt øje glider tingene ud mellem hænderne.

“Udfordringen kom, hvis jeg glemte eller ikke nåede at gå ind og bogføre hver dag. Jeg havde kunder, der betalte og så alligevel fik en rykker fordi jeg ikke opdagede det i tide.”

“Det synes jeg er superdårlig stil, når kunder betaler til tiden – og så alligevel får serveret en rykker. Så får man en forvirret henvendelse, og så kunne jeg gå ind og se, at betalingen faktisk var landet på min konto.”

Det var her det gik op for Martin, at han var nødt til at sætte strøm til nogle flere opgaver.

“Det beviste for mig, at jeg stadig ikke havde helt styr på indbetalingerne og administrationen.”

“Og så fremstår jeg noget uprofessionel”

“Jeg vil jo gerne både spare tiden på de manuelle arbejdsgange, og drive en god og troværdig forretning.” 

“Omfavn de løsninger, der findes til at automatisere. Der er meget derude, der kan fjerne manuelle procedurer. Kort sagt: automatiser, automatiser, automatiser.”

På udkig efter nye værktøjer

Løsningen havde allerede ligget og luret i baghovedet på den 45-årige direktør. Med en skarp interesse i startups og fintech, var han allerede blevet eksponeret for Kontolinks stifter Kim Agger på LinkedIn. 

“I starten fulgte jeg ikke så meget med, fordi jeg kun troede det handlede om bilagsindsamling. Men så fik jeg øjnene op for, at Kontolink også kunne bruges til at holde styr på indbetalingerne.”

“Min interesse var fanget med det samme”

“Det har været gnidningsfrit fra starten”

“Det falder mig ret naturligt at bruge telefonen til bogføringen. Det er ikke noget vildt man skal i appen, da de fleste indbetalinger registreres helt automatisk.”

“Jeg ringede ind og fik fat på Kim og fik lidt hjælp til at komme i gang. Jeg synes det har været gnidningsfrit fra starten.”

“De små problemer, der har været, har været løst meget hurtigt. Steffen fra Kontolink har også været meget proaktiv og givet mig en masse gode fif hen ad vejen.”

Nye brugere af Kontolink skal ofte vænne sig til er at lave bogføring fra mobilen. Mange er vant til at alt med regnskab foregår på en computerskærm. Det kan det også i Kontolink, men gevinsterne er størst på mobilen.

“Det falder mig ret naturligt at bruge telefonen til bogføringen. Det er ikke noget vildt man skal i appen, da de fleste indbetalinger registreres helt automatisk.”

“Så giver det god mening, at man lige hurtigt kan ordne de små ting når man lige finder tiden. Telefonen har jeg jo altid på mig”

Hvem er Keatech?

Keatech laver GPS-tracking til service- og håndværksbranchen, der gør det nemt at holde styr på hvor virksomhedens biler er. Det hjælper på opgavefordeling samt sikkerhed og forsikringsproblemer.

Regnskab på farten

“Jeg åbner appen med mellemrum og ser, om der er noget jeg skal håndtere. Står der intet, så ved jeg, at jeg er i mål og bare lige skal krydse det af i e-conomic.” 

“Og det er en fed følelse at vide, at der er styr på de kedelige ting. Jeg står ikke længere i uheldige situationer med forkerte rykkere.” 

Direktøren ser også fordelen i at være så tidligt i gang med de automatiske løsninger.

“Når jeg selv skal have hænderne nede i det, så er det rart at man kan slippe for de manuelle arbejdsgange” slår han fast.

“Samtidig er det en service til en pris, hvor jeg tænker at det vil jeg gerne betale for at blive fri for de manuelle udtræk og få styr på administrationen.” 

Tid til at skabe værdi for Keatech

“Vigtigst er, at jeg nu har følelsen af, at jeg har mere styr på de administrative sager. Jeg kan bruge min energi på ting, der skaber mere værdi for virksomheden – og det gør bankudtræk altså ikke” 

Han er heller ikke i tvivl om han får noget for pengene.  

“Jeg er gået fra at importere og eksportere bankfiler hver dag, til at de fleste af mine indbetalinger registreres automatisk. Det sparer mig nok et par timer om ugen”

“Men vigtigst er, at jeg nu har følelsen af, at jeg har mere styr på de administrative sager. Jeg kan bruge min energi på ting, der skaber mere værdi for virksomheden – og det gør bankudtræk altså ikke” 

Martin Mikaelsen er i det hele taget glad for digitale værktøjer.

“Omfavn de løsninger, der findes til at automatisere. Der er meget derude, der kan fjerne manuelle procedurer. Kort sagt: automatiser, automatiser, automatiser.”

“Selvfølgelig er der en indkøringsfase, hvor du skal sætte dig ind i tingene. Men det, du får ud af det… Det kommer du ikke til at fortryde.”

Nye løsninger på gamle problemer

Som teknologi-entusiast er han begejstret for, at automatiseringen nu også rammer regnskabet.

“Jeg følger meget med i fintech og udviklingen er enorm. For tre-fire år siden var det utopisk at tro, at man kunne få direkte adgang til kontooplysninger og løse nogle af de problemer, som alle, der har med regnskab at gøre kender.” 

Han giver også gerne et par gode råd med på vejen til andre, der overvejer at få indført en mere digital løsning.

“Spring ud i det. Så kan det godt være man skal sluge en kamel og skal fortælle sin bogholder at hun ikke skal gøre det og det.”

“Men så skal de lave andet. Det frigiver tid til at gå ind og rådgive og analysere. I stedet for at lave det manuelle som jo som udgangspunkt ikke giver værdi, men bare er en del af at drive virksomhed.”

Og selvom det kan være svært at forandre sine arbejdsgange, så tror Martin Mikaelsen på at det er det hele værd.

“Selvfølgelig er der en indkøringsfase, hvor du skal sætte dig ind i tingene. Men det, du får ud af det… Det kommer du ikke til at fortryde.”

Vil du også have mere tid til de fede opgaver?

Prøv Kontolink ganske gratis i 30 dage

Læs andre kunders historie

Regnskab i reklamepausen

Læs hvordan Helle kan lave sit regnskab i reklamepausen.

Ro i maven

Læs hvordan Johan fik overblikket og ro i maven
martin_oliver (1)

Martin Mikaelsen

Direktør, Keatech

Med Kontolink kan jeg

  • Slippe for at holde styr på kundeindbetalinger
  • Få tiden og overskuddet til at fokusere på forretningen.
  • Lave flere direktøropgaver, og færre regnskabsopgaver