D. 1. juli 2022 fik vi en ny og opdateret bogføringslov, der stiller nye krav til virksomheder om, at de skal bogføre digitalt. Og hvorfor nu det? For ved at modernisere bogføringsloven, vil man gøre op med fejl og øge it-sikkerheden. Samtidig vil man udnytte de digitale muligheder bedre, fx til en mere sikker opbevaring af regnskabsmaterialet og til at effektivisere bogføringen gennem automatiseringer. Mindre fusk, mindre spildtid.
I praksis betyder det, at danske virksomheder over de næste år vil blive pålagt at anvende et digitalt bogføringssystem. Hvornår kravet kommer til at gælde for din virksomhed, afhænger af din omsætning og virksomhedsform. På Erhvervsstyrelsens hjemmeside kan du se datoerne for ikrafttræden af kravet om digital bogføring.
God bogføringsskik – lever din virksomhed op til kravene?
Kravet om digitalisering af bogholderiet, støtter på mange måder op om de krav, der allerede gælder i bogføringsloven. Digitaliseringen gør det på mange måder nemmere at leve op til det som loven kalder ‘god bogføringsskik’.
Kender du kravene for god bogføringsskik? Hvis ikke, så læs endelig videre.
Ifølge dansk lov skal virksomheder leve op til god bogføringsskik, der skal sikre, at bogføringen foregår på en klar og overskuelig måde, og hvor man sikrer sig mod fejl og misbrug.
Ifølge bogføringsloven, skal din virksomhed leve op til disse krav:
- Afstemme regnskab og registrere transaktioner løbende og ‘snarest muligt’
- Udarbejde beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
- Bilag skal opbevares sikkert og (snart) digitalt i 5 år
Lad os se nærmere på de tre krav:
1: Løbende afstemning og registrering af transaktioner
Ifølge bogføringsloven skal virksomheder registrere alle transaktioner nøjagtigt og ‘snarest muligt’ efter, at de har fundet sted. Transaktionerne skal så vidt muligt registreres i den rækkefølge som de er foretaget i og være dokumenteret med bilag. Et bilag skal tydeligt indeholde transaktionsdato og beløb.
Ved at registrere transaktioner og bilag ‘snarest muligt’, minimerer du risikoen for, at bilagene bliver væk eller at du mister overblikket over, hvad der er bogført og hvad der ikke er.
På samme måde er der et krav om, at virksomheder skal foretage løbende afstemninger af bogholderiet, der er nødvendige for, at virksomheden har et opdateret regnskabsgrundlag ved lovpligtige indberetninger som moms, skatter, afgifter og årsregnskaber. I praksis betyder det, at dit regnskab skal være afstemt senest på datoen for indberetningsfristen.
Ved at afstemme løbende, har du også en status over din virksomhed lige nu og her. Det giver dig overblik over dine indtægter og udgifter.
2. Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
I den nye bogføringslov er der blevet tilføjet noget nyt under begrebet ‘regnskabsmateriale’, dvs. dokumentation for dit regnskab, som du skal opbevare i 5 år.
Fra næste regnskabsår skal virksomheder nemlig udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer, der forklarer:
- Hvordan virksomheden sikrer løbende registrering af transaktioner.
- Hvordan virksomheden sikrer, at regnskabsmateriale bliver opbevaret på betryggende vis i 5 år.
- Hvilke medarbejdere, der har ansvaret for disse procedurer.
Tidligere skulle virksomheder beskrive hvilke it-systemer, de brugte i forbindelse med bogføring, men det er man nu gået væk fra. Det skyldes de kommende krav om, at virksomheder skal anvende godkendte digitale systemer til bilag og bogføring.
Erhvervsstyrelsen kommer snart (efterår 2022) med en skabelon og en vejledning, som din virksomhed kan tage udgangspunkt i, når I skal udarbejde disse beskrivelser. Så husk at følge med hos Erhvervsstyrelsen for nyt.
3. Bilag skal (snart) være digitale
I den nye bogføringslov er det (stadig) et krav, at virksomheder opbevarer deres regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år. Virksomheder skal sikre sig, at regnskabsmaterialet ikke bliver ødelagt, ændret, misbrugt, forsvinder eller indeholder fejl.
Lige nu arbejder Erhvervsstyrelsen på en konkret beskrivelse af, hvordan virksomheder skal håndtere deres bilag digitalt, så hvis alle dine bilag ikke allerede er digitale, skal du forberede dig på, at de snart skal være det.
Hvad gør jeg, hvis jeg ikke lever op til kravene?
Hvis du stadig arbejder med fysiske bilag og/eller bruger et regneark til at bogføre i, er det en god idé at få digitaliseret dit bogholderi – hellere i dag end i morgen. Selvom nogle af kravene ikke er trådt i kraft endnu, vil du før eller siden skulle leve op til de nye regler.
Helt konkret bliver det et krav, at virksomheder anvender et digitalt system, der løbende registrerer virksomhedens transaktioner (køb og salg) med tilhørende bilag og som på betryggende vis opbevarer disse registreringer med tilhørende bilag i 5 år.
Det kan lyde besværligt, men det behøver det ikke at være. Hele ideen med de nye krav om digitalisering er, at det skal blive nemmere at føre regnskab.
Hvis du har fysiske bilag i dag, er det der du skal starte. Start med at gøre dine bilag digitale og opbevar dem digitalt. Enten skal du opbevare dit regnskabsmateriale i et digitalt system, der sørger for sikkerhedskopi, eller også skal du selv sørge for at have en sikkerhedskopi på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.
Bruger du Kontolink, lever du op til kravene
I Kontolink tager vi udgangspunkt i banken. Dvs. at når der sker en transaktion på din bankkonto, bliver det registreret i Kontolink. Herefter finder Kontolink automatisk det tilhørende bilag til transaktionen, hvad enten du har bilaget på en mail, i Dropbox eller du har taget et billede af en kvittering med mobilen.
Kontolink matcher banktransaktionen med bilaget – og så skal du bare godkende det med ét klik (eller swipe, hvis du foretrækker at klare bogføringen fra mobilen).
På den måde sørger Kontolink for, at dit regnskab lever op til kravene:
- Dit regnskab er altid afstemt og opdateret
- Transaktioner bliver registreret korrekt og hurtigst muligt
- Bilag bliver automatisk indsamlet løbende
- Bilag og registreringerne bliver opbevaret sikkert i dit digitale bilagsarkiv (Kontobox)
- Du kan nemt digitalisere dine fysiske kvitteringer med mobilen via Kontosnap
Kom i gang med at digitalisere dit bogholderi
Du kan prøve Kontolink gratis i 30 dage. Når du forbinder Kontolink med din bank og din faktura-mail, så kan den automatiske proces med at matche bank og bilag begynde. Du skal bare godkende det i Kontolink – og så har du det løbende overblik over, hvilke bilag du mangler.
Du kan læse mere om Kontolink her.
