Introduktion til artiklen:
Her er en kort liste på hvad vi vil gennemgå i følgende artikel:
- Vi kommer ind på de typiske fejl, hvis dit bilag ikke er kommet ind i Kontolink.
- Hvordan scanner vi bilag som kommer ind på Kontosnap og Kontolink.
- Hvordan matcher vi bilagene med posteringerne.
- Hvorfor forslår Kontolink intet match, når bilaget er lagt ind?
- Og til sidst hvordan I kan bruge de forskellige funktioner af autogodkend.
Er bilaget kommet ind i Kontolink?
Hvis Kontolink ikke har fundet dit bilag, kan følgende trin hjælpe dig med at identificere og løse problemet.
Tjekliste til hvilke typiske fejl der kan være opstået:
- Er bilaget uploadet i Kontolink?
- Findes bilaget i kontolink gennem Kontosnap eller e-mail?
- Kan du søge bilaget frem i kontobox eller i kontosnap appen?
- Brugt bilag:
- Er bilaget allerede markeret brugt tidligere?
How to: Du kan vælge at inkludere brugte bilag i din bilagssøgning på filter-ikonet.
- E-mail Integration:
- Er der en fejl i e-mail-integrationen?
How to: Tjek under bilagskilder at det er den korrekte e-mail du stadig modtager bilag på, samt den ikke melder fejl med integrationen til kontolink
- Mappestruktur:
- Er dine e-mails blevet flyttet til en anden mappe, før Kontolink har haft mulighed for at hente dem? (Kontolink tjekker mappen ca. 4-6 gange dagligt)
How to: Tjek at dit bilag findes i en mappe som kontolink har adgang til
- Filformat:
- Er bilaget i et understøttet format? (Kontolink understøtter f.eks. ikke Office Word og Excel filer)
Tip! Skulle dine bilag findes i et format vi ikke understøtter kan de nemt konverteres til pdf og uploades – wupti
- Spamfilter/Relevansfilter:
- Er bilaget sorteret fra af dit spamfilter eller relevansfilter
How to: Du kan vælge at inkludere frasorterede bilag i din bilagssøgning gennem filter-ikonet
Kan du krydse alle disse af og stadig ikke finde årsagen, så tag endelig fat i vores support nede i højre hjørne eller på mail hello@kontolink.com.
Bilag scannes for data og kategoriseres:
Kontolink og Kontosnap kontrollerer om teksten, beløbet og datoen er korrekt læst fra bilaget.
- Kontosnap:
- Har kontosnap detekteret både dato, beløb og tekst på dit billede?
How to: Har du tilføjet dit bilag via. kontosnap, tjek her at der er flueben ved tekst, dato og beløb i kontosnap appen
Matching score: Bilag vs. bankdata
Vi opdeler matching scoren i 3 kategorier:
- Perfekt Match: Ingen yderligere handling nødvendig.
- Forslag: Du får forslag (+ ikonet i siden), som du kan godkende eller afvise.
- Lav Score:
- Kan skyldes:
- Dato: Inden for 14-30 dage eller flere datoer på bilaget.
- Beløb: Hvis beløbet ikke er unikt.
- Tekst: Manglende tekstreference. Fakturanummeret bør være 7 cifre eller længere for et unikt match.
- Bankdata: Uoverensstemmelser i valuta eller ekstra information.
- Kan skyldes:
Uventet Match
- Hvis alle data passer, men der stadig ikke er et match, kan det være et uventet match. Kontakt vores support.
Falske Positiver
Falske positiver betyder, at et forkert bilag er blevet matchet med posteringen, fordi de minder meget om hinanden.
- Tjek for mange bilag fra samme leverandør, fx Netto eller andre med genkendelige beløb.
- Sørg for at det rigtige bilag er til stede i bilagskilderne.
Autogodkend
Her vil vi kort forklare om hvordan du sætter autogodkend til, på de nedenstående 2 funktioner:
ERP Faktura:
Kontolink kan automatisk godkende bilag for ERP-fakturaer, hvis:
- Der er et åbent bilagsmatch
- Der er en unik reference (Fakturanummer på 7 cifre f.eks.)
Relevant for omsætning og kunder i ERP-systemer som e-conomic, Dinero, Uniconta og Billy.
Ensartede Posteringer:
- Foreslå kategori:
- Godkend 5 ensartede posteringer med den samme kategori.
- Tjek om de er godkendt med et autogenereret bilag eller en note.
Autogenereret bilag/dokument:
- Kontolink vil automatisk generere dokumenter fremover.
Under kategoriopsætning ved regnskabssystem i kontolink kan slå dette til. Den vil automatisk genererer bilag fremadrettet og godkende automatisk.
Har du brug for hjælp?
Vi giver altid en hjælpende hånd med, så skriv eller ring gerne til os 😊
- hello@kontolink.com
- 71 99 97 70
