Private udlæg i Kontobox
Dette er en kort, praktisk guide til hvordan du bedst søger efter private udlæg i Kontolink og hvordan du hurtigt får dem oprettet som “Andre transaktioner”, så de kan bogføres i dit regnskabssystem.
Håndtering af private udlæg i Kontolink
Private udlæg kan være svære at finde i et stort bilagsarkiv. Her får du vores bedst tricks til at finde private udlæg og andre dokumenter I Kontolink.
I Kontobox kan du bruge tekstsøgning, filtrerede visninger og Kontosnap-noter til hurtigt at finde bilag, som er privat betalt og som ikke fremgår som banktransaktion.
Typiske eksempler på bilag uden banktransaktion:
- Private udlæg (medarbejder har betalt privat)
- Kontant køb
Hurtig arbejdsflow - trin for trin
For at søge efter de private udlæg, anbefaler vi at du først og fremmest er up-to-date med bogføringen. Derfor skal i godkende transaktioner i transaktionslisten, som allerede matcher bankposteringer. Det mindsker antallet af bilag i Kontobox og gør søgningen mere præcis.
De 3 måde du kan finde private udlæg på:
- Tjek efter noter på udlæg
- Vigtigt: For at denne metode virker godt, er det nødvendigt at den person, som har taget billedet med Kontosnap, aktivt skriver en note med teksten Privat, Udlæg eller Privat udlæg. Hvis det ikke er gjort, vil søgningen ikke finde bilaget alene på den note.
- Vigtigt: For at denne metode virker godt, er det nødvendigt at den person, som har taget billedet med Kontosnap, aktivt skriver en note med teksten Privat, Udlæg eller Privat udlæg. Hvis det ikke er gjort, vil søgningen ikke finde bilaget alene på den note.
- Søg efter ubrugte Kontosnaps med filtersøgningen
Brug filteret for kilde og vælg Kontosnap for at vise kun de bilag, som er indsendt fra Kontosnap.Kombiner dette med en status-filter: Vælg bilag som er “ubrugte”, så du kun får relevante, ubehandlede bilag frem.
- Søg efter kortoplysninger (4 sidste cifre)
- Hvis det private udlæg er betalt med et privat kort, kan du forsøge at søge efter de sidste 4 cifre på kortet i.
Skabeloner og genbrug
- Lav skabeloner til hyppigt forekommende private udlæg for at spare tid.
- Gem ofte brugte kombinationer af konti, momskoder og tekst i en skabelon.
- Når du gemmer, vælg et sigende navn som fx Privat udlæg – Kørsel eller Privat udlæg – Repr.
Praktiske tips til at øge hit-rate på søgninger
- Bed kunder og kollegaer om konsekvent at skrive Privat eller Udlæg i Kontosnap-noten når de tager billede af et privat bilag.
- Brug en kort intern vejledning i jeres onboarding: forklar at noten gør det meget nemmere at finde bilaget senere.
- Opsæt en fast rutine for at godkende transaktioner dagligt eller ugentligt, så listen med ubehandlede bilag forbliver fokuseret.
- Opret en dedikeret fakturamail, som kun bruges til fakturaer og relevante bilag til bogføringen.
Fejlfinding - hvis du ikke finder bilaget
- Tjek at det faktisk er uploadet via Kontosnap eller gemt i Kontobox.
- Prøv at søge på andre nøgleord fra bilaget, fx leverandørnavn eller butik
- Hvis I stadig ikke kan finde bilaget, kan det anbefales at kontakte Kontolink support.
Sådan tilføjer man en note i Kontosnap
Når billedet er scannet med Kontosnap, kan man tilføje en Note på bilaget ved at trykke på “Note” under de seneste 100 billeder
Skriv denne korte tekst når I indsender private udlæg via Kontosnap:
“Privat udlæg”
Dette gør det muligt at finde alle private udlæg med søgning i Kontobox.
Hurtig tjekliste ved søgning efter private udlæg i Kontobox
- Er transaktionslisten godkendt og holdt ren for matchede poster?
- Er bilaget indsendt via Kontosnap?
- Er der en note med teksten Privat, Udlæg eller Privat Udlæg?
- Bilagets status Ubrugt når du søger efter private udlæg?
- Filtrer søgningen på kilden Kontosnap
