Opbevaring af bilag er en vigtig del af en virksomheds regnskab. I 2022 er der vedtaget en ny bogføringslov, der skal gøre op med virksomheders fysiske bilag og gamle ringbind – for over de næste år, skal alle opbevare deres bilag digitalt, ifølge den nye lov.
Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til Bogføringsloven, der opstiller de generelle krav til bogføring.
I denne blog giver vi dig et hurtigt overblik over reglerne for opbevaring af bilag.
Digital/elektronisk eller fysisk opbevaring af bilag?
I gamle dage blev bilag opbevaret i en reol fyldt med ringbind der bugnede med krøllede papirer.
Men de støvede ringbind er fortid, og det har den nye bogføringslov også sat streg under. Derfor vil vi slet ikke berøre, hvordan du opbevarer bilag i fysisk format.
Hvis du ikke allerede opbevarer dine bilag digitalt, er det på tide at gå fra fysisk til digital opbevaring af bilag.
Med digital opbevaring af dine bilag, kan du nemt holde styr på dem, søge i dem, og du kan let sende dem eller dele dem med andre, fx myndighederne.
Tjenester som e-conomic og Dinero vil som udgangspunkt gemme mange indscanninger digitalt, hvorfor det faktisk bare er ekstra arbejde for dig at beholde det fysisk.
Hvad er reglerne/kravene til opbevaring?
Reglerne blev forenklet og mere tidssvarende i 2015. Derfor blev der ændret regler om hvordan man kunne opbevare sine bilag, hvor man måtte opbevare dem og hvor længe de skulle opbevares
Tommelfingerreglen for dig er dog, at det skal være nemt at tilgå og dele dit regnskabsmateriale den dag myndighederne banker på døren.
Dette gælder også selvom du har det liggende på Gmail, e-conomic eller i en mappe på din computer.
Så ligger dine bilag på en USB i Kazakhstan (Som du jo sikkert gik og overvejede…) opfylder du ikke kravene, fordi du ikke umiddelbart kan give adgang til dem.
System til opbevaring af bilag
Du skal have en beskrivelse af det system du bruger til bogføring og opbevaring af bilag. Har du et standardsystem behøver beskrivelsen ikke være omfattende. Beskrivelsen skal opbevares i Danmark.
Du skal også have adgang til kodeord og vide på hvilke systemer materialet ligger. Det går altså ikke at have glemt kodeordet den dag Skat banker på døren.
Hvad betyder 5-års reglen for opbevaring af bilag?
Nu vi snakker om Skat, så slår de også fast, at du skal opbevare dit regnskabsmateriale i fem år.
Det er her fordelen ved digital opbevaring kommer tydeligt frem.
Fem års bilag fylder langt mindre på en server end de gør i ringbind.
Efter der kan du så roligt slette de gamle dokumenter. Men det er der nu ikke den store grund til.
Må bilag opbevares i indland eller udland?
Før skulle du søge en undtagelse fra Erhvervsstyrelsen, hvis du ville opbevare dine papirer i Norge, Sverige, Tyskland eller andre lande – også selvom du havde normal forretning i de lande.
I dag kan du opbevare dine digitale og elektroniske bilag hvor du vil. Så behøver du heller ikke spørge Google hvor dine mails er lagret henne 😉
Den nørdede: Hvad siger bogføringsloven om opbevaring af bilag?
For en lang og snørklet juridisk tekst, så er kernen egentlig simpel: du har pligt til at bogføre og pligt til at opbevare dit regnskabsmateriale i fem år.
Det skal opbevares så det kan overleveres til myndighederne når de spørger om det.
Har du en stor virksomhed er kravene en del mere omfattende end hvis du er selvstændig eller har en lille virksomhed.
Skat forstår altså godt, at din virksomhed ikke nødvendigvis har samme evner som en stor virksomhed med en økonomiafdeling på flere mand. Vil du vide mere kan du læse BDO’s vejledning til bogføringsloven
Straffen for brud på bogføringsloven
Medmindre du også bryder andre af Straffelovens paragraffer, så straffes brud på bogføringsloven med en bøde – typisk i en størrelsesorden der svarer til den indtjening, det offentlige mangler i form af moms og skat.
Hvem har ansvaret/pligten for bogføring og bilag?
Det har du! Eller helt bestemt, det har lederen af virksomheden.
Det kunne være dejligt at tørre den af på bogholderen, men det er “ledelsens ansvar, at virksomheden overholder [bogføringslovens] regler, herunder kravene til opbevaring af regnskabsmaterialet.”
Hvad kan jeg gøre for at leve op til reglerne?
Det er heldigvis supernemt!
- Beslut dig for et system til opbevaring af bilag – det kan være dit regnskabssystem, Dropbox, Gmail eller noget lignende. Det er smart med et backupsystem – f.eks. Dropbox og Gmail.
- Vær sikker på du kan eksportere gamle bilag fra dit system
- Gem alt når du får det
- Tag billeder af kvitteringer når du laver fysiske køb
