Tlf: 71 99 97 70
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Få styr på dine kvitteringer og bilag

Denne guide er til dig, der nemt og effektivt vil have styr på bilag og kvitteringer. 

Dig, der vil have styr på sagerne når myndighederne kigger forbi.

Lær hvordan bilag skal opbevares, digitaliseres, gemmes, scannes og håndteres.

Billede af bilag og kvitteringer som det ser ud for mange

Hvad er bilag og kvitteringer?

I 2016 skrev Skatteministeriets Koncernrevision, at en af de største fejltyper i momsregnskabet er manglende og forkerte bilag

Fejl i momsregnskabet kan blive dyrt for dig den dag, myndighederne kommer på besøg.

Udover truslen om Skats uendelige vrede, så er der selvfølgelig også andre gode grunde til at få styr på bilagene.

Denne artikel vil guide dig gennem nogle hyppige spørgsmål, vi får om bilag fra selvstændige, iværksættere og mindre virksomheder.

Det er spørgsmål om hvad bilag og kvitteringer overhovedet er, hvorfor man skal finde på en løsning til at håndtere dem – og hvilke løsninger der er.

Er du revisor lærer du nok ikke noget nyt – men vi har samlet nogle råd til hvordan man kan styre sine bilag, som du kan sende til dine kunder.

Strukturen for artiklen er simpel: først vil vi gennemgå lidt om hvad bilag og kvitteringer er og hvordan de skal se ud. 

Derefter vil vi komme ind på de forskellige grunde til at have styr på sine bilag, og hvordan du effektivt kan håndtere dem. 

Til sidst vil vi svare på et par hyppige spørgsmål om bilag: 

Hvor længe skal bilag og kvitteringer gemmes? 

Hvad hvis man mister eller mangler bilag? 

Vi slutter af med nogle gode råd til at håndtere bilag. 

Kvitteringer og bilag er beviset for en udført handel

Det er ikke nok bare at give hånd og blive enige om en pris. 

Når der er foretaget en handel, så skal købet eller salget kunne bevises, for at det kan bogføres. Dette bevis kaldes en kvittering eller et bilag.

I gamle dage ville denne tage form af en håndskrevet lap papir.

I moderne tid er de mest normale former den lange lap papir, som maskinen spytter ud til dig i supermarkedet.

Eller den faktura, der havner i din indbakke som en vedhæftet pdf. 

Et bilag er en meget almindelig og ofte påkrævet del af et regnskab. 

Når det kommer til regnskab, så skal der være et bilag for enhver bogføring: tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og rykkere.

Bilag og kvitteringer kan, som du nok kender fra privatlivet, se vidt forskellige ud. Men der er alligevel en række fællestræk og fælles krav til deres indhold. Afhængig af formålet med bilaget, er der specifikke informationer, der skal med. 

Som minimum gælder følgende krav til indhold for bilag:

  • Fakturanummer
  • Dato
  • CVR-nummer
  • Samlet beløb
  • Hvor stor en del af beløbet, der er moms
  • Sælger
  • Køber (det er ikke altid en pligt, men kravet kan forekomme) 

Her kan du se to eksempler på gyldige bilag

 

Hvorfor skal jeg bekymre mig om bilag og kvitteringer?

Når man får stukket en kvittering i hånden efter et køb, så vil de fleste hurtigt kigge på det og bekræfte, at man ikke er blevet snydt, hvorefter man hastigt krøller lappen sammen og stikker den i lommen eller smider den ud. 

Her er tre gode grunde til at bekymre dig om bilag:

  • Undgå myndighedernes vrede: et mangelfuldt regnskab når det kommer til moms kan koste dyrt. Det er lovpligtigt at bogføre, og alle transaktioner skal kunne bevises med bilag. 
  • Få korrekte fradrag: for at have et korrekt momsregnskab og trække fra i skat skal man kunne bevise køb og salg med et bilag
  • Hold styr på forretningen: At træffe beslutninger kræver et objektivt grundlag – og det er kvitteringer og bilag. God bogføring – og herunder god bilagshåndtering – giver muligheden for at træffe veloplyste beslutninger om din virksomhed.

BDO skrev i 2018 om en række sager, hvor manglende bilag eller ukorrekt momsangivelse udløste store bøder selv flere år efter transaktionen. 

I disse eksempler viser det sig særligt vigtigt når det handler om virksomheder, der anmoder om momsrefusion – men rod og små og større fejl kan udløse dyre straffe når det kommer til regnskab, moms og bilag. 

Mange tror fejlagtigt, at kontrol kun er noget de største virksomheder bliver udsat for. Men alle kan rammes, og i disse tider tilføres Skat flere ressourcer til kontrolindsatser. 

Er du klar til når Skat kigger forbi?

Har du alle dine bilag opbevaret og organiseret fra de seneste fem år?

Gør din forretning en tjeneste og få styr på bilagene før Skat gør det for dig.

Hvor længe skal bilag opbevares?

Ifølge Bogføringsloven skal alle bilag gemmes i fem år – enten fysisk eller digitalt. Det er altså ikke vigtigt om du har bilagene i en mappe i reolen eller om du har gemt dem via en app til kvitteringer som Kontosnap

Overtrædelse af Bogføringsloven straffes normalt med bøder, men i værste fald kan virksomheden lukkes.

Du kan læse mere om reglerne for digital opbevaring af bilag her.

Hvad gør jeg, hvis jeg har mistet eller glemt bilaget?

Det virker som en let forglemmelse, når man får krøllet kvitteringen sammen og smidt den ud. Men det er en ret alvorlig sag når bilagene mangler.

Heldigvis er der løsninger!

Først og fremmest bør du forsøge at få en ny udgave af bilaget eller kvitteringen. Dette er nemmere for virksomheder, der sælger til andre virksomheder.

De vil ofte gemme deres egen dokumentation og være i stand til at sende det på ny. 

Jo ældre transaktionen er, jo mere usandsynligt bliver det dog.

Plan B handler om, hvad man kan gøre, hvis bilaget er fuldstændig umuligt at fremskaffe. 

Som udgangspunkt må man ikke fratrække omkostningen i sit regnskab, hvis ikke man har noget bilag. Dog kan man håbe på Skats velvilje. 

Det er nemlig muligt at trække en omkostning fra i skat hvis man kan sandsynliggøre dens relevans for din virksomhed. Momsen kan du dog ikke få fradrag for uden gyldigt bilag

Oversat til normalt dansk betyder det du kan trække det fra i skat, hvis du kan overbevise myndighederne om, at det var en relevant omkostning for driften af din forretning.

Det er lettere hvis du forhandler julepynt og har købt noget fra Julepyntsfabrikken A/S, men en del sværere hvis du har været ude at spise, uden at kunne dokumentere at det var en virksomhedsmæssig omkostning – det er også derfor vi har lavet den efterspurgte funktion med noter i Kontolink.

De gode vaner med håndtering af bilag og kvitteringer

Det rigtige svar til det ovenstående afsnit er derfor “Lad være med at miste bilaget i første omgang!”, hvilket er lettere sagt end gjort.

Derfor kommer her Kontolinks tre gode råd til at gøre bilagshåndteringen så smertefri og korrekt som muligt.

  1. Tiden er løbet fra den store mappe eller kasse med kvitteringer. Internettet glemmer aldrig, og det bør du udnytte. Brug en kamera- eller kvitteringsapp som Kontosnap til at tage et billede af kvitteringer, når du får dem – så behøver du ikke bekymre dig om femårsfristen og krøllede papirlapper.

  2. Saml alle dine bilag et sted. Det er nemmest at holde styr på.
    Hvad er det digitale svar til bilagsmappen så? Det er at samle alt i Dropbox eller Gmail.

  3. Klar posteringen til regnskabssystemet løbende.
    I stedet for at samle regnskabet sammen til sidst på måneden eller året, så gør det løbende. Det er meget nemmere, giver færre fejl og sparer dig faktisk tid. Vi anbefaler at gøre det med Kontolink, naturligvis 😉

Oplev en nem og smertefri bilagshåndtering med Kontolink

Nu skulle du forhåbentlig gerne være lidt klogere på en af grundstenene i regnskabet: bilaget. Kontolink samler automatisk bilag ind og giver dig kontrollen over hvornår det skal matches og oprettes i regnskabet. 

Helt beskedent synes vi, at Kontolink er et skridt på vejen til verdens nemmeste regnskab. 

Vi tager en proces, der ofte bringer mange frustrationer, grå hår og tabt arbejdstid. Den proces gør vi så enkel og hurtig. 

Vores håb er at du får mere tid til de opgaver, der giver sorte tal på bundlinjen.

 

Andre gode råd og spørgsmål

Er teksten i en mail nok til at være en faktura? 
Svaret er ja. Overholder den alle regler som beskrevet under hvad et bilag skal indeholde, så er det et lige så gyldigt bilag som det andet. 

Kan jeg opbevare bilag digitalt?
Ja. Efter dansk lovgivning kan du opbevare bilag digitalt på præcis samme måde, som du ville opbevare bilag i en mappe. 

At du har dine bilag vedhæftet og indscannet i Billy, Dinero, e-conomic eller et fjerde regnskabsprogram er derfor helt ud lovligt.

Bilagsnummerering og en god nummerserie:
Når du nu har fået styr på dine bilag og du skal bruge dem til dit regnskab, så skal de have et nummer. Enten hvis de er indscannet til posteringen i regnskabsprogrammet eller i mappen. Nummeret skal indikere hvilken bogføringspostering de ligger til grundlag for. Nummereringen skal være fortløbende (1, 2, 3 etc.) og der må ikke være huller i numrene. 

Hvad gør jeg så hvis der er huller i min bilagsnummerserie?
Bare rolig. Så længe der bare er en forklaring. Har du lige pludseligt kommet til at skrive et tal for meget, så sørg for at skriv en forklaring inden springet. Og så lær af fejlen, du vil ikke have for mange huller. Det er en indikation for revisor og SKAT, at der nogen ting der skal undersøges mere.

Hvem har ansvaret for bilag og om de er der?
DIG! Nogle gange kan man tro at det er revisors eller bogholders ansvar, men det er faktisk dig som erhvervsdrivende der har ansvaret. 

Mangelliste på bilag?
Bliver du bedt om bilag via en mangelliste, så er det højest sandsynligt din revisor eller bogholder, der mangler nogle bilag for at kunne indberette momsen eller lave dit årsregnskab.

Det er rigtig mange regler og systemer at holde styr på.

Vil du klare al din bilagsindsamling fra én app?

Close Menu