Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Apps til kvitteringer løser dit bilagsrod

Billede af kvittering foldet som papirfly

Kvitteringer. Du kan ikke leve uden, og du kan ikke leve med dem. Lasede papirlapper, der fylder, roder, og er besværlige. 

Den her artikel vil fortælle, hvordan du finder apps, der hjælper dig med at håndtere, opbevare, scanne og gemme fysiske kvitteringer.

Hvad er problemet med fysiske kvitteringer?

Nogle mennesker beder altid om kvitteringen i Netto. For dem er det et vigtigt købsbevis man beholder, hvis nu der er noget, der går galt.

Det er bare i den private økonomi, det kan være rart. Men det er kritisk vigtigt i din virksomheds.

Der er forskel på at tjekke om du nu fik det tilbud på en liter mælk, du var blevet lovet, og så at skulle lave et helt årsregnskab og bakke det regnskab op med beviser i form af kvitteringer.

For når det kommer til regnskabet er reglerne simple. For hver transaktion skal der være et bilag, der beviser det. 

Uden bilag, intet regnskab. Fysiske køb og kvitteringer fylder stadig meget for mange virksomheder.

Det er ikke alt man bestiller via leverandører på nettet og får faktura på.

Det er den kop kaffe, din sælger køber til et møde.

Det er maden der købes, når kantinen holder lukket.

Og så er det udlæg, dine medarbejdere har på deres færd.

Men hvad skal du så gøre med den fysiske kvittering?

Vi vil i artiklen her snakke om, hvorfor vi mener, at det bedste du kan gøre for dig selv og din virksomhed er at komme ind i vanen med at digitalisere via en app. 

Kort fortalt, så er fysiske kvitteringer dårlige fordi:

  • Papiret er ofte af dårlig kvalitet, der gør at de nemt går i stykker.
  • Har du prøvet at stikke en bon i lommen? Den falmer og bliver helt ulæselig. Og en kvittering skal altså opbevares og holdes pletfri i fem år
  • Kvitteringer fylder meget, når de skal sættes i mapper og opbevares fysisk.
  • De er ikke til at søge i og er svære at organisere. 
  • Produktionen af papir er ikke godt for miljøet.

Hvad er fordelen ved apps til digitale kvitteringer?

I stedet anbefaler vi, at du gør det digitalt.

Med en app til kvitteringer kan du nemt og smertefrit have orden i dine bilag. 

Det kræver bare at du tilegner dig en lille vane, og så kan du nyde godt af kvitteringer der er:

  • Nemme at opbevare og organisere
  • Holder indtil den dag internettet slutter
  • Optager plads i kilobyte i stedet for kvadratmeter
  • Digitale bilag kan til gengæld være svære at søge i, fordi få programmer lader dig søge i billeder.

Læs med og få apps der gør det let for dig.

Må man opbevare kvitteringer digitalt?

JA! Ifølge Erhvervsstyrelsen er det helt lovligt at opbevare sine bilag digitalt

De bedste, gratis apps til kvitteringer

Her gennemgår vi nogle af de apps, der kan hjælpe dig med at få styr på de frygtindgydende lapper af papir.

Kontosnap

Ja, det er måske lidt selvsmagende at lægge ud med at promovere vores egen løsning. 

Men det må du finde dig i 😏 Der er andre alternativer længere nede.

Kontosnap er din digitale følgesvend i regnskabet. Du kan forevige en kvittering på et øjeblik, helt uden at skulle downloade noget.

Samtidig får du med det samme besked om billedet er godt nok til at bilaget er gyldigt ifølge loven og normal praksis.

Bruger du så samtidig Kontolink vil du være dækket ind når det kommer til bilag.

Dine fysiske kvitteringer gøres digitale og vedhæftes automatisk de rigtige posteringer. 

Så har du et altid bankafstemt regnskab du kan lave på farten. 

Dinero / e-conomic

De to regnskabsprogrammer, som vi integrerer til, har hver især en app, der lader dig digitalisere kvitteringer og gøre dem klar til regnskabet.

Du har ikke samme fordel som med Kontosnap/Kontolink, hvor det foregår automatisk og uden du skal strukturere bilagene.

Men det er hurtigt at lægge dem klar til at du manuelt skal vedhæfte fra dit regnskabsprogram. 

Spørg folkene bag dit foretrukne regnskabsprogram om hjælp til det. 

Dit kamera 📸

Nogle gange behøver det ikke være så avanceret.

Du kan også bare bruge det kamera, der allerede er i din smartphone. Tag et billede af kvitteringen og upload det til din email, til Dropbox/Gogle Drive eller OneDrive og kom videre.

Ulempen er, at du ikke kan være sikker på at dit billede er godt nok og indeholder alle de vigtige informationer.

Derudover kræver det stadig en masse manuelt arbejde bagefter, og kan være meget svært at holde styr på. 

Kan man gemme kvitteringer automatisk?

“Men, Kontolink, det kræver jo stadig jeg husker at tage billedet. Kan det ikke gøres endnu nemmere?”

Godt du spørger, flittige læser 💡

Og det kan det godt – men ikke helt uden slinger i valsen. 

Der er apps, der automatisk laver kvitteringer, når du svinger betalingskortet gennem automaten.

(Eller som det hedder nu om dage: stille dupper det med kontaktløs – det lyder bare ikke lige så fedt 😎)

Den mest kendte i Danmark er Storebox. Tilmeldt denne vil du få en digital kopi af dine kvitteringer i rigtig mange fysiske butikker. Du kan her se hvilke der understøttes.

Det gælder også hvis du eksempelvis betaler med MobilePay. 

Ulempen er selvfølgelig at langt fra alle forretninger samarbejder med Storebox – og slet ikke i udlandet. 

Samtidig kræver det lige et par ekstra trin at hente sine kvitteringer når du skal bogføre.

Hvordan håndterer jeg bedst kvitteringer?

Vi starter med de tre bedste råd vi har til digital bilagshåndtering: 

3 råd til at håndtere bilag digitalt: drop rodekassen med kvitteringer, saml dine bilag i skyen, klar regnskabet løbende

Drop rodekassen med kvitteringer

Vi har brugt denne artikel på forhåbentlig at overbevise dig om at digitalisere dine kvitteringer.

Er du stadig en hardcore fysisk bon-fan, så er jeg ikke sikker på der er mere at komme efter her 😑

Hvis du mener det giver mening at have digitale kvitteringer, så kig med.

Det vigtigste ved at have en god proces når det kommer til digitalisering af kvitteringer er, at det gøres med det samme.

Brug en app til kvitteringer til at digitalisere i det øjeblik du laver et fysisk køb. 

Det nytter ikke noget at tænke “Det gør jeg lige, når jeg kommer hjem.” 

Vi kender den alle sammen. Det øjeblik man er inde ad døren igen kommer det næste uforudsete, og pludselig har man glemt alt om den kvittering.

Indtil hende den skrappe bogholder kommer og banker på en dag…

Så når du laver et fysisk køb skal du

  1. Tage et billede med det samme
  2. Opbevare det i det rigtige system – det kan være en mail til din bogholder, den bilagsmail Kontolink er tilknyttet eller den Google Drive-mappe I normalt bruger

Så er den ude af verden indtil regnskabet skal laves 👏

Jeg er et glemsomt rodehoved… Hvad gør jeg?

Det skal du ikke være ked af. At du kender din egen svaghed er jo allerede en god start 😉

Tre hurtige tips:

  1. Vær opmærksom på, hvor vigtigt det er. Hver glemt kvittering er altså en stor udgift for din virksomhed i manglende fradrag, sved på panden og ekstra arbejdstid til den bogholder, der skal opspore det.

  2. Hav løsningen klar på din mobil. Enten ved at have f.eks. Kontosnap altid åbent i baggrunden eller som genvej på startskærmen

  3. Prøv med små reminders: sæt en post-it på firmakortet hvor der står “HUSK KVITTERING” på, så du altid påmindes når du bruger kortet.

Hvordan håndteres medarbejderudlæg bedst?

Hvordan det præcis skal bogføres er én ting, der varierer fra regnskab til regnskab. Men processen er ganske enkel.

I eksemplet nedenfor tager vi udgangspunkt i at du bruger Kontosnap og Kontolink.

  1. Når købet foretages tages der et billede af kvitteringen med Kontosnap

  2. Medarbejderen sørger for at den regnskabsansvarlige ved, der er blevet lagt ud

  3. Til posteringen tilknyttes billedet af kvitteringen gennem Kontolink. Matchet findes automatisk af appen.

  4. Så er det klaret 😎

Close Menu