Få det digitale ind eller lad din virsomhed dø ud. Hvis dine arbejdsgange og manuelle processer ikke gøres digitale vil du være bagefter dine konkurrenter.
Ikke nok med at det giver en konkurrencefordel der er til at mærke, så vil bedre digitale værktøjer også skabe mere glæde i hverdagen.
Direkte adspurgt siger de fleste professionelle at de ikke har værktøjerne til mest effektivt at løse deres opgaver.
Mange virksomheder har allerede omfavnet den digitale omstilling.
Men en rapport fra Erhvervsministeriet viser, at de små og mellemstore virksomheder er langsomme til at komme med på moden.
Denne artikel vil gennemgå fem områder af din forretning, der bør digitaliseres. Du får også nogle bud på, hvordan det kan lade sig gøre.
I Kontolink ser vi os selv som digitaliseringseksperter.
Til dels fordi vi selv leverer en app, der skal digitalisere en arbejdsgang, men også fordi vi selv som startup arbejder meget strategisk med hvordan vi bliver effektive.
Derfor skal du digitalisere dine arbejdsgange
Det kan virke som et frygteligt stort arbejde – og er det overhovedet det værd?
Digitalisering af arbejdsgange og gamle processer har mange fordele. Men man kan bredt inddele dem i tre kategorier.
💰 Money, money, money 💰
Når først de digitale processer kører kommer du til at spare tid. Og tid er, som man siger, penge.
Din virksomhed bliver altså gearet til at udrette mere med en mindre indsats.
💬 Data, data, data 💬
Digitale værktøjer samler og deler data på tværs af næsten alle platforme, så din virksomhed bliver meget mere ensrettet.
Forestil dig, at en kunde booker et møde på jeres digitale platform.
Kundens informationer sendes automatisk til dit CRM, som fortæller sælgeren kundens historik.
Når salget er lavet, vil det automatisk bogføres og kunden vil automatisk tilmeldes en email-kampagne der uddanner dem i det nye produkt.
Sådan fungerer det, når det hele integreres fra starten. Ingen manuel indtastning. Intet glemt.
Alle data kan trækkes ud og undersøges.
Så kan du arbejde med forretningens strategi når du kan se, hvad der faktisk sker, og ikke bare er forladt på mavefornemmelser og intuition.
✅ Kvalitet, kvalitet, kvalitet ✅
Sidst er der et fagligt perspektiv. Digitalisering af manuelle arbejdsprocesser betyder kort og godt at du mindsker risikoen for fejl og mangler i arbejdet.
Mennesker bliver trætte af at indtaste store mængder data og kan ramme forkert på det wienerbrødssnaskede tastatur.
Det kan robotter og programmer ikke.
Når dine kolleger skal bruge mindre tid på kedelige manuelle arbejdsgange, og mere tid på den del af arbejdet der kræver kreativ snilde, så er de bare gladere.
Digitalisering er ingen dans på roser
Men det er ikke lutter glade dage når det kommer til digitalisering af arbejdsgange og manuelle arbejdsprocesser.
Der er også meget frustration og arbejde.
Computermus der i vrede kastes gennem lokalet.
Det kræver hårdt arbejde i starten af processen, og forandring er aldrig nemt.
Vi har hos Gratisal beskrevet hvordan du blandt andet kan arbejde med at motivere dine nærmeste til at omfavne ny teknologi.
Det handler for dig om at komme i gang og tage springet ud i det mørke og ukendte farvand. Vi garanterer dig for, at du nok skal finde ud af at træde vande hurtigt.
5 manuelle processer du kan optimere
Først lige et forbehold. Når vi udpeger områder du kan digitalisere og kommer med forslag til hvordan, så skal det siges at det langt fra er en one-size-fits-all tilgang.
Måske har din virksomhed nogle helt særlige processer, der kan optimeres.
Eller nogle helt særlige udfordringer, der gør at en løsning ikke passer.
Hvis ikke du umiddelbart finder inspiration i listen nedenfor, så sæt dig ned og tænk over din virksomhed.
Hvad bruger I lang tid på i dag? Hvilke processer frustrerer jer?
Digitaliseringen kommer til sin ret, hvor der er tidsrøvere og hår, der rives ud i totter. Så gør din bundlinje og din hårgrænse en tjeneste og kom i sving.
Bliv enige om hvad problemet er, hvad en digital løsning skal kunne og gå så ud på det store internet og prøv jer frem.
Mange løsninger er gratis (i perioder i det mindste) og der er mange bud derude.
Det første element du kan digitalisere er din marketing. Marketing er kort og godt kunsten at skabe opmærksomhed om din forretning.
Den gennemsnitlige amerikaner bruger 3 timer hver dag på telefonen. Danskerne ligger nok meget tæt på den statistik.
Skal du gøre opmærksom på dig selv bør du gøre det der, hvor dine kunder er.
Og de er på nettet.
På smartphonen.
Lige nu.
Råb ud til alle på de sociale medier
Hvis ikke din virksomhed har en Facebook-profil allerede, så er det med at få den lavet med det samme. Kunderne forventer du er der.
Men en ting er at have profilen. Noget helt andet er at få indholdet ud på den.
Med værktøjer som Falcon.io, Buffer eller noget tredje, så kan du planlægge din tilstedeværelse på de sociale medier når du har tid.
Facebook har sit eget planlægningsværktøj, men det kan være både svært at forstå, og så kan tjenester som Falcon og Buffer sørge for, at du deler dit indhold på både Facebook og LinkedIn samtidig.
Så kan du planlægge indhold til flere måneder ad gangen og lade det køre af sig selv i baggrunden.
Ram direkte med emails
Sender du manuelt emails ud til kunder og læsere af jeres nyhedsbrev?
Har I overhovedet et nyhedsbrev?
Email er stadigvæk en meget brugt kanal til markedsføring. Af gode grunde. Her taler du nemlig direkte til dine kunder, og det er en af de mest effektive kanaler i forhold til hvad det koster.
Men emailkampagner tager ikke bare lang tid at finde på – de tager endnu længere tid, hvis de skal eksekveres manuelt.
Værktøjer som Mailchimp, Intercom og Hubspot kan lave lange automatiske flows og meget specifikke kampagner til email marketing.
Samtidig får du direkte viden tilbage om hvem der læser, hvor meget og om de klikker sig videre.
Den slags viden kan du bruge til at lave endnu bedre kampagner næste gang.
Bliv klogere med Analytics
Vi lever i et datadrevet samfund, og din virksomhed bør også være datadrevet.
Google Analytics er nok et af de mest kraftfulde værktøj på denne liste.
Men det er også en labyrint af tekniske udtryk, der hurtigt kan forvirre lige så meget som det kan informere.
Google er heldigvis din ven når du skal blive klogere. Bogstaveligt talt. De har nemlig lavet en kursusrække i digital marketing som du kan følge i dit eget tempo, helt gratis.
Her kan du lære at forstå, bruge og få gavn af Analytics. Du kan også lære hvordan du gratis bliver meget mere synlig på internettet.
Analytics lader dig se, hvilke af dine indsatser der virker, hvor dine kunder kommer fra og hvad du kan gøre, for bedre at fange dem.
Det vigtige med digitalisering af arbejdsgange i forhold til økonomi og administration er, at dine systemer kan tale sammen.
Optimalt vil dit tidsregistreringsværktøj sende data til din løn, der så udbetaler automatisk og tilføjer det til budget og overblik, før det sendes til regnskabet.
Problemet her er særligt, at mindre og mellemstore virksomheder har øjnene fæstnet mod drømmen om det vilde væksteventyr.
Det betyder, at administrationen bliver en eftertanke imens virksomheden forsøger at vokse sig stor og stærk.
Det setup en virksomhed har, er ofte opbygget over lang tid og af diverse lappeløsninger.
Løsninger, der installeres når et behov opstår og ikke indgår i en større strategi. Til sidst kan man blive fanget af de ineffektive vaner.
Som en snestorm der fnug for fnug skaber store driver foran hoveddøren.
Ofte kan du skovle dig fri, men før eller siden kan du ikke åbne døren.
Og så er det for sent at finde på nye systemer.
Timeregistrering
Der er et overflod af værktøjer derude til timeregistrering. Mange lønsystemer har det også. Så overvej, hvilke funktioner du har brug for.
Skal medarbejderne selv styre det? Skal det kunne kobles op på ordrestyring og varelageret?
Der er værktøjer som Zenegy og Intempus og mange, mange flere.
Det vigtige er som sagt her at du overvejer hvilken løsning der lever op til dine behov og som integrerer med resten af systemet.
Et godt økonomisetup er et, der taler sammen og deler data på tværs af systemerne.
Jo mindre du behøver lave af udtræk og upload, jo bedre.
Særligt økonomi og administration er præget af manuelle arbejdsgange. Men det kan blive så meget smartere.
Betal løn nemt og hurtigt
Her handler det igen om dine behov.
Indsamlingen og opdateringen af stamdata kan særligt trække tænder ud på økonomimedarbejdere.
Når der skal trækkes nye skattekort, nye kontoer der skal overføres til, flytninger, navneskifte, nye medarbejdere…
Alt det kan gøres nemmere med et system, der lader medarbejderne selv registrere deres egen stamdata som Pento og Zenegy.
Budgetter og overblik
Hvordan står det til i din forretning lige nu? Hvad er likviditeten? Ligger du som du skal på indtægter og udgifter eller stikker det af?
At svare på dette har i gamle dage krævet lange regnestykker og Excel-ark, der skal opdateres manuelt og udregnes.
I dag kan du sætte strøm til. Kobl dig op med et system som Crediwire og du vil altid vide præcis hvordan det står til.
Nu kommer vi til den del, som vi særligt føler vi kan gøre os kloge på 😉
Regnskabet er det allervigtigste stykke arbejde, som ingen gider at lave i små og mellemstore virksomheder.
Og du slipper heller ikke helt for at lave noget som helst. Men med nogle værktøjer kan du gøre det så nemt for dig som overhovedet muligt.
Regnskabssystem
Vi anbefaler først og fremmest at få en digital og cloud-baseret løsning.
Fordelen er at det kan bruges alle steder, automatisk gemmer og opbevarer dit regnskabsmateriale og ofte er bygget op omkring at integrere til andre systemer.
I de digitale systemer er det også muligt at styre og udstede fakturaer og rykkere, hvilket giver dig fuld kontrol over din økonomi fra ét sted.
Vi anbefaler e-conomic eller Dinero.
Bilag
Uden bilag kan du ikke lave regnskab. Uden kvitteringer og fakturaer kan du ikke få fradrag og beregne moms.
Her får du en enkel selvpromovering: Vores løsning henter automatisk emails og vedhæfter dem posteringen i dit regnskabssystem.
Uanset leverandøren, uanset sproget, uanset formatet.
Livet er ganske enkelt for kort til at holde styr på kunderne i notesbøger, post-its og store Excel-ark
Hvem er dine kunder egentlig?
Få et CRM. Det er et system til “customer relationship management,” eller håndtering af kunder.
Med et godt CRM i baglommen er der ikke flere glemte møder og kunder du ikke får fulgt op på.
Du har et fuldt overblik over hvem der har interesse i forretningen.
Det er information om alle dine kunder, samlet et sted. Det bliver simpelthen ikke smartere.
Der er en uendelig række af systemer, og mange af dem kan 80% af det samme. Det er så de sidste 20% du skal overveje.
Her er der værktøjer som Intercom, Hubspot, Pipedrive, Salesforce og mange andre. Nogle er gratis, andre koster penge.
Vi bruger selv Hubspot og Intercom til at holde styr på vores kunder og leads.
En fed funktion vi vil fremhæve er Hubspots email og kalenderintegration.
Med email-integrationen vil den automatisk holde styr på tidligere kontakt med samme kunde
Det vil sige når du får en henvendelse fra en kunde kan du nemt få et overblik over, hvad I har talt om tidligere.
Kalenderintegrationen lader kunderne booke møder med dig ud fra tidsintervaller du bestemmer.
Mødebooking
Netop at finde tid til møder har stort potentiale for effektivisering.
Vi kender alle det med at maile frem og tilbage for at finde tid til at mødes og snakke. Det er irriterende og langsomt.
Med Hubspots mødemodul eller en tjeneste som Calendly bliver det let som en leg.
Så kan kunderne booke når det passer dem, og du risikerer ingen dobbeltbooking.
Når vi foreslår at digitalisere det følgende vil mange måske føle sig stødt på manchetten.
Men der er ikke altid nogen god grund til, at du eller dine sælgere kører hele vejen til Jylland for at mødes med en kunde i Herning.
Når det kan gøres direkte fra din laptop med skærmdeling og videokonferencekald.
Her er vi i Kontolink særligt glade for Whereby, der tillader dig gratis at lave rum på op til fire deltagere, understøtter skærmdeling og ikke kræver nogen downloads.
Andre solide tjenester til samme formål er klassikeren Skype og Google Hangouts, men også Zoom.us er nem at bruge.
Selvfølgelig er det ikke alle møder der kan erstattes sådan.
Nogle gange er det bare en fordel at være fysisk til stede i det samme rum som sine kunder og kolleger.
Hvordan kommer jeg i gang med digitalisering?
Det var lidt af en mundfuld, hva’?
Ikke nok med alle de valg og områder, vi har beskrevet her, så er der mange flere arbejdsgange og manuelle processer, der kan digitaliseres og automatiseres til stor gavn for hele din forretning.
Når der er mange muligheder er det paradoksalt nok sværere at vælge.
Som at prøve at finde en film på Netflix.
Derfor vil vi opfordre dig til at sætte dig ned og tænke over, hvilken arbejdsgang eller proces der irriterer allermest lige nu.
Kan du ikke komme på noget, så spørg dine kolleger.
Find det ene problem du kan løse med det samme og få det gjort.
Sæt tiden af til at starte med, så du kan vinde tid på sigt.
Digitalisering skal nemlig gøres ordentligt, ellers bliver det slet ikke gjort.
